Bien que les premiers systèmes GED aient fait leur apparition dans les années 80, cette discipline a connu un essor massif avec la démocratisation d’Internet et des outils informatiques. Aujourd’hui, la GED est indispensable dans le monde numérique pour rationaliser la gestion documentaire, gagner en productivité et faciliter la collaboration entre les différents acteurs d’une entreprise. Mais quel est donc son fonctionnement ? C’est à cette question que nous répondrons ici.
Sommaire
Les principes de base de la GED
Promue en France via des organisations comme Dimo Dématerialisation, la Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l’ensemble des techniques et solutions logicielles permettant de :
- numériser ;
- stocker ;
- organiser ;
- partager ;
- et archiver les documents d’une organisation.
Le processus de base de la GED commence par la numérisation des documents papier grâce à un scanner ou une imprimante multifonction. Les fichiers numériques ainsi créés (PDF, images, documents bureautiques…) sont ensuite importés dans le système GED central.
Une étape cruciale est alors l’indexation, c’est-à-dire l’association de métadonnées descriptives (type de document, date, auteur…) pour permettre une recherche et une classification efficaces. Grâce à ces métadonnées, les utilisateurs pourront facilement récupérer les documents dont ils ont besoin via une recherche textuelle ou des requêtes avancées.
Les fonctionnalités clés d’un système GED
Au-delà de la numérisation, de l’indexation et de la recherche, un bon logiciel GED offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion du cycle de vie des documents. La gestion des versions permet de conserver la trace de toutes les modifications apportées à un document. Le contrôle d’accès et la sécurité des données assurent la confidentialité des informations sensibles en restreignant les droits en lecture/écriture.
L’intégration avec des applications métier tierces (ERP, CRM…) ou des plateformes collaboratives permet de fluidifier les processus de validation, de révision et de partage. Certains systèmes GED avancés proposent également des workflows paramétrables pour automatiser des circuits de validation.
La mise en œuvre de la GED dans une entreprise
L’implémentation d’un système GED dans une entreprise est un projet d’envergure qui se déroule généralement en plusieurs étapes. Il faut tout d’abord définir précisément les besoins, cartographier les processus documentaires existants et choisir la solution GED la plus adaptée. Vient ensuite la phase de déploiement technique (installation, configuration, interfaçages…) sur laquelle se greffe la migration et l’import des documents historiques.
Une étape clé est la formation des futurs utilisateurs à la nouvelle solution pour garantir son adoption sur le long terme. Il faut enfin mettre en place des indicateurs de suivi pour mesurer l’impact de la GED en termes de productivité, de réduction des coûts, de gains de temps, etc.
Les avantages de la GED
La Gestion Électronique des Documents (GED) comporte plusieurs avantages dans une entreprise.
Gain de productivité
En numérisant et en centralisant l’ensemble des documents, la GED facilite grandement leur recherche, leur partage et leur consultation. Les employés économisent un temps précieux qu’ils peuvent réinvestir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Meilleure collaboration
Les fonctionnalités de gestion des versions, d’annotation collaborative et de workflow permettent aux équipes de travailler plus efficacement sur les mêmes documents.
Sécurité renforcée
Le contrôle des accès, la traçabilité des actions et la sauvegarde centralisée des données protègent les documents sensibles contre les pertes, vols ou fuites.
Économie d’espace
En supprimant les archives papier, la GED permet de réduire considérablement les surfaces de stockage physique nécessaires.
Respect des réglementations
La gestion des cycles de vie documentaires facilite la conformité aux réglementations en vigueur comme la conservation légale des pièces comptables.
Optimisation des processus
L’automatisation des workflows de validation, de révision et d’archivage fluidifie les processus documentaires.
Mobilité accrue
La plupart des solutions GED modernes donnent accès aux documents depuis n’importe quel appareil connecté.
Retour sur investissement rapide
Bien qu’impliquant un investissement initial, la GED génère à moyen terme des économies significatives par ses nombreux gains de productivité.
La gestion électronique des documents transforme en profondeur l’ensemble de l’écosystème documentaire d’une organisation, grande ou petite. Ses avantages en font un outil incontournable à l’ère du numérique. Dans les années à venir, les systèmes GED devraient indéniablement s’enrichir d’intelligence artificielle pour automatiser davantage les tâches à faible valeur ajoutée.
